Mit Atlassian Rovo können Teams die Produktivität am Arbeitsplatz steigern. Die Plattform nutzt KI, um Informationen aus verschiedenen Tools und Systemen zu suchen, zu lernen und darauf zu reagieren. Durch die Integration von Drittanbieterdiensten können Benutzer Erkenntnisse gewinnen, Aufgaben automatisieren und die Zusammenarbeit optimieren. Rovo ermöglicht es Organisationen, ihr Wissen effektiv zu zentralisieren und zu nutzen, wobei KI die Art und Weise transformiert, wie Teams arbeiten.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Verbesserte Wissensentdeckung mit Rovo und Google Drive/SharePoint
Eine der herausragendsten Funktionen von Rovo besteht darin, Drittanbieterdienste wie Google Drive und Microsoft SharePoint nahtlos in die Atlassian-Tools zu integrieren. Durch diese Integration können Benutzer problemlos auf ihre Dateien und Dokumente zugreifen, sie indizieren und Informationen aus externen Systemen abrufen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen. Die Verwendung natürlicher Sprachabfragen erleichtert die Suche nach spezifischen Informationen und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams. Diese Integration spart Zeit und steigert die Effizienz, indem sie die Wissensentdeckung und den Austausch von Informationen optimiert.
Unkomplizierte Verbindung des Rovo-Konnektors mit Google Workspace
Um den Rovo-Konnektor zu Google Workspace hinzuzufügen, müssen Sie lediglich die Einstellungen im Admin-Bereich von Atlassian öffnen und zur Rovo-Konfiguration navigieren. Dort finden Sie die Client-ID und die OAuth-Bereiche, die Sie notieren sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Google Workspace-Administrator sind und fügen Sie die Client-ID mit den erforderlichen Berechtigungen hinzu.
- Navigiere zur Website https://admin.atlassian.com und öffne die Einstellungen für Rovo. Klicke auf deine eigene Website, um den Google-Konnektor zu konfigurieren. Merke dir die Client-ID und die OAuth-Bereiche
- Es ist wichtig, dass du als Google Workspace-Administrator angemeldet bist, um die Integration erfolgreich durchzuführen. Füge die Client-ID mit den erforderlichen OAuth-Berechtigungen hinzu
Exklusive Integration: Rovo arbeitet nur mit Google Workspace zusammen
- Google Workspace ist die Voraussetzung für die Verwendung von Rovo, Google Drive allein reicht nicht aus
- Die Integration von Rovo mit Google Workspace verbessert die Arbeit mit Dokumenten
- Um den Rovo-Konnektor zu deaktivieren, musst du die zuvor konfigurierte domänenweite Delegierung in der Google Admin-Konsole entfernen. Andernfalls kann der Rovo-Konnektor ohne zusätzliche Anmeldeinformationen erneut verbunden werden
- Die domänenweite Delegation hat kein Ablaufdatum
- Die Indizierung der Dateien aus unserem Google Workspace in Microsoft SharePoint hat eine ziemliche Weile gedauert
Unterschiedliche Benutzererfahrungen bei Rovo und SharePoint
Die Integration von Rovo mit SharePoint erfordert ein gewisses technisches Verständnis und Kenntnisse über das Azure-Portal. Es ist wichtig zu beachten, dass die Benutzererfahrung zwischen dem Atlassian-Ökosystem und dem Azure-Portal unterschiedlich ist, da sie auf unterschiedliche Zielgruppen abzielen. Microsoft-Administratoren könnten einen Vorteil bei der Integration haben, während Geschäftsinhaber und technisch weniger versierte Benutzer möglicherweise Schwierigkeiten haben. Microsoft sollte sich bemühen, die Benutzererfahrung zu verbessern und den Integrationsprozess zu vereinfachen.
Die Atlassian-Dokumentation ist eine wertvolle Ressource für die Konfiguration der Integration mit der alten Microsoft Entra-Admin-Erfahrung. In diesem Artikel möchten wir Ihnen jedoch eine ausführliche Anleitung zur Integration mit der neuen Entra-Admin-Benutzeroberfläche geben, einschließlich der spezifischen Schritte für neuere SharePoint-Mandanten nach 2019.
Zudem möchten wir spezifische Probleme hervorheben, die wir bewältigt haben, und unsere allgemeinen Beobachtungen mitteilen.
Einschränkungen bei Integration aufgrund fehlender SharePoint-Funktionalität
Um die Integration zwischen Atlassian Rovo und Microsoft SharePoint nutzen zu können, benötigt man ein Microsoft 365 Business-Abonnement. Es ist zu beachten, dass diese Integration nicht mit OneDrive oder privaten Office 365-Abonnements kompatibel ist, da diese keine SharePoint-Funktionalität bieten.
Eine effektive Verwaltung Ihres Microsoft-Mandanten und eine Integration mit SharePoint erfordern Entra-Admin-Berechtigungen für Ihren Mandanten und die Rolle eines SharePoint-Administrators. Da wir als Global Admins agierten, können wir nicht sagen, wie sich andere Rollen auf die Integration auswirken könnten.
Zugriff auf das Microsoft Entra-Admincenter erhalten
- Überprüfe, ob du Entra-Administrator bist, und öffne dann das Microsoft Entra-Admincenter
- Öffne den Bereich Identität und wähle Anwendungen aus. Dort kannst du eine neue Registrierung erstellen
- Folgen Sie den Anweisungen, um Rovo als neue Anwendung zu registrieren
- Merke dir die Anwendungs- und Mandanten-ID, die du auf der folgenden Seite findest
- Gehe zu den API-Berechtigungen und füge eine neue Berechtigung hinzu. Wähle „Microsoft Graph“ und „Anwendungsrechte“
- Klicke auf „Berechtigungen hinzufügen“ und wähle die genannten Berechtigungen aus
- Vollständiger Benutzerzugriff
- Gruppenleserechte
- Berechtigung zum Abrufen von Gruppenmitgliedern
- Verzeichnisinformationen auslesen
- Erlaubnis, alle Dateien zu lesen
- Alle Berichte lesen
- Berechtigung für den Zugriff auf alle Sites
- Berechtigung für Audit-Logs in SharePoint
- Befinde dich in der Ansicht „API-Berechtigungen“ und gib die Administratorzustimmung für alle kürzlich hinzugefügten Berechtigungen
- Öffne den Bereich „Certificates & Secrets“ und erstelle ein neues Client-Secret. Notiere den generierten Wert
- Die Konfiguration des SharePoint-Konnektors in Rovo auf unserer Website erfolgt über die Einstellungen unter https://admin.atlassian.com ? Einstellungen ? Rovo ? deine Website. Dazu benötigen wir die Anwendungs-ID, Mandanten-ID und das Client-Geheimnis
- Um die Konfiguration vollständig abzuschließen, müssen weitere Anmeldeinformationen erstellt werden. Hierfür wird die gut dokumentierte URL https://yoursite-admin.SharePoint.com/ verwendet, die jedoch nicht im offiziellen Entra-Admincenter verfügbar ist. Mit Hilfe der Anwendungs-ID kann die App gefunden werden, und das XML im Feld „Berechtigungsanforderungs-XML“ muss ergänzt werden
- /sites – Sammlung von SharePoint-Websites
- Netzwerk
- Mit Rovo können Benutzer natürliche Sprachabfragen verwenden, um nahtlos nach Dokumenten in Google Drive und SharePoint zu suchen
Sobald du die Konfiguration der App abgeschlossen hast, solltest du der App vertrauen, damit sie sicher auf deine SharePoint-Instanz zugreifen kann. Durch das Vertrauen in die App erhält sie die notwendigen Berechtigungen, um auf Dateien und Informationen zuzugreifen und sie zu indizieren. Das Vertrauen in die App ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und die gewünschten Ergebnisse liefert.
Um SharePoint in Atlassian Rovo zu integrieren, müssen neuere SharePoint-Mandanten zusätzliche Schritte über PowerShell befolgen. Die genauen Schritte und Anweisungen sind in der Dokumentation „Connect SharePoint to Rovo“ von Atlassian Support ausführlich beschrieben. Nachdem diese Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, sollte in der Confluence-Suche ein Microsoft SharePoint-Ergebnisfilter auf der rechten Seite erscheinen.
SharePoint-Integration: Rovo unterstützt spezifische Dateitypen
- Rovo ermöglicht die Zusammenarbeit mit SharePoint für Dokumente, Präsentationen und Tabellen
- Es könnte für Sie von Vorteil sein, Teams in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren. Dieser gut dokumentierte Prozess hat das Potenzial, den Wert Ihrer Organisation erheblich zu steigern. Durch die Nutzung von Atlassian Rovo können alle Nachrichten in Teams indiziert werden, einschließlich privater Nachrichten und Kanäle. Beachten Sie jedoch, dass Atlassian empfiehlt, die Berechtigungen in Microsoft Teams sorgfältig zu überprüfen
- In Bezug auf die Microsoft Entra-Verwaltung bezieht sich die Dokumentation auf die alte Version, während es eine neue Version mit einer verbesserten Benutzeroberfläche gibt. Der Prozess im neuen Entra-Admincenter unterscheidet sich von den dokumentierten Schritten. Vor Schritt 4 müssen Benutzer nun im neuen Entra-Admincenter auf die App-Registrierung zugreifen, um die API-Berechtigungen zu verwalten
- Um eine neuere SharePoint-Instanz erfolgreich einzurichten, ist es notwendig, PowerShell zu installieren und zusätzliche Schritte zu befolgen
- Für den Fall, dass Sie feststellen, dass Suchergebnisse nicht angezeigt werden, ist es wichtig zu überprüfen, ob veraltete Verbindungen zu SharePoint, Teams oder Google Drive in Ihrem Atlassian-Profil vorhanden sind. Diese sollten entfernt werden, da andernfalls möglicherweise keine Verbindung zu SharePoint/Drive über Rovo hergestellt werden kann. Um auf Suchergebnisse zugreifen zu können, ist eine zusätzliche Authentifizierung über OAuth erforderlich. Der genaue Prozess, wie Atlassian die Verwaltung von SharePoint-Verbindungen über verschiedene Websites, die mit Ihrem Atlassian-Profil verbunden sind, umsetzt, ist derzeit nicht vollständig bekannt
Kluge Vorsicht: Ablaufzeit von Client-Anmeldeinformationen beachten
Wähle die App-Registrierung für Atlassian Rovo aus.
- Betrete das Entra Admin Center
- Klicke auf die Option „App-Registrierungen“
- Zugriff auf die App-Registrierung von Atlassian Rovo
- Klicke auf Certificates & secrets
- Erstelle ein neues, sicheres Geheimnis für den Client und speichere es
Öffne die App-Registrierung für Atlassian Rovo.
- Öffnen Sie Ihren Browser und besuchen Sie die Webseite https://admin.atlassian.com. Wählen Sie dann Ihre Cloud-Organisation aus
- Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie zu „Rovo“
- Greife auf die Webseite zu, in der du Rovo aktiviert hast
- Klicke auf den Konnektor und wähle die Option „Verwalten“ aus den drei Punkten
- Um das Client-Secret zu ändern, scrollen Sie nach unten und geben Sie den neuen Wert ein
Anleitungen für effektive Integration von Atlassian Rovo und SharePoint
Die Integration von Atlassian Rovo mit Microsoft SharePoint bietet Organisationen eine wertvolle Möglichkeit, ihre Zusammenarbeit und ihr Wissensmanagement zu verbessern. Obwohl der Prozess einige Komplexitäten mit sich bringen kann, führt das Befolgen der detaillierten Schritte in der Dokumentation zu einer erfolgreichen Integration. Die Erkenntnisse und Beobachtungen aus diesem Blog liefern wertvolle Anleitungen für Benutzer, die Atlassian Rovo effektiv mit SharePoint integrieren möchten. Die Akzeptanz dieser Integration kann Organisationen dabei helfen, Wissen zu zentralisieren und die Zusammenarbeit der Teams zu transformieren.
